Hệ thống quản lý bán hàng luôn là điều quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, nếu thiếu đi “mảnh ghép” này thì khâu bán hàng khó có thể vận hành một cách trơn tru, hiệu quả. Chưa kể còn ảnh hưởng đến rất nhiều vấn đề khác trong hoạt động kinh doanh tổng thể.

Hiểu rõ điều đấy, thế nhưng không phải ai cũng có đủ khả năng, kinh nghiệm để xây dựng hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn hoàn thiện một hệ thống chuyên nghiệp, khoa học giúp việc quản lý bán hàng được tối ưu nhất.

Hệ thống quản lý bán hàng là gì?

Là một thuật ngữ chuyên môn, nên không phải ai cũng có thể hiểu rõ hệ thống quản lý bán hàng là gì? Để hiểu được hết ý nghĩa của cụm từ này, trước hết chúng ta hãy cùng tìm hiểu khái niệm về quản lý bán hàng. Theo đó, quản lý bán hàng được định nghĩ đơn giản là một hoạt động quản trị của một cá nhân hoặc một tập thể được tiến hành trong lĩnh vực kinh doanh, buôn bán. Đồng thời, việc quản lý này còn liên quan đến việc phân phối hàng hóa, dịch vụ trong hệ thống các kênh kết nối. Qua đó, tối ưu mức độ hiệu quả của các hoạt động kinh doanh và đạt được các mục tiêu kỳ vọng.

Như vậy, từ khái niệm trên có thể hiểu đơn giản rằng hệ thống quản lý bán hàng chính là những quy trình, công cụ,… được tiến hành đồng loạt. Công việc này sẽ được người phụ trách – nhà quản trị, quản lý tiến hành trong suốt một thời gian, trở thành một quy chuẩn chung. Đó có thể là một hệ thống quản lý “chạy bằng cơm” hoặc một hệ thống được xây dựng với những công nghệ tiên tiến. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ số bùng nổ hiện nay, khi nhắc đến hệ thống quản lý bán hàng số đông để hiểu đó là những phần mềm được thiết kế chuyên dụng.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng ngày càng được các doanh nghiệp, công ty áp dụng rộng rãi. Điều này thay thế cho các phương pháp quản lý truyền thống ngày càng trở nên lạc hậu, ảnh hưởng không nhỏ đến các yêu cầu công việc. Hơn thế, điều này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể quản lý, kiểm soát mọi điều trong hệ thống của mình một cách chặt chẽ. Việc triển khai hệ thống quản lý bán hàng sẽ được triển khai thông qua nhiều khâu cụ thể như quản lý đơn hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho hàng, quản lý vận đơn,…

Mô tả hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm trên, sau đây chúng tôi sẽ cụ thể hóa thông qua việc mô tả hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp một cách chi tiết. Hệ thống quản lý bán hàng được biết đến như một phương thức giúp doanh nghiệp vận hành, kiểm soát và đánh giá hoạt động bán hàng của mình chuyên nghiệp hơn, chặt chẽ hơn. Bên cạnh đó, với một hệ thống chuyên sâu các nhà quản trị còn đánh giá được hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên, giảm thất thoát hàng hóa và chống được sự gian lận của. 

Sau khi tiến hành các công việc liên quan đến đơn hàng, người bán hàng cũng như người phụ trách sẽ tổng hợp đầy đủ các thông tin để gửi lên hệ thống quản lý. Trong đó, hệ thống quản lý bán hàng sẽ đảm bảo đầy đủ những đầu mục công việc như sau:

•    Tiếp cận đơn hàng, xử lý tất cả các đơn hàng này.
•    Tiếp nhận và lưu trữ lại các thông tin của đơn hàng.
•    Lưu trữ và hoàn thiện phiếu bảo hành cho đơn hàng.
•    Thông kê, tính toán doanh thu, chi phí, tiền hàng.
•    Theo dõi tình trạng hàng hóa xuất – nhập – tồn trong kho.
•    Lập báo cáo theo dõi, đánh giá để trình lên Ban Giám Đốc.

Thông thường các hệ thống quản lý bán hàng về cơ bản sẽ là giống nhau: Tiếp nhận đơn hàng, tiếp nhận thông tin đơn hàng, lưu trữ thông tin, lưu đơn hàng và cuối cùng là lên kế hoạch xử lý, lịch hẹn gặp với khách hàng cụ thể. Sau đó là những khâu tiếp theo mà chúng tôi đã đề cập đến ở trên. Điều này sẽ giúp hỗ trợ trực tiếp cho đội ngũ bán hàng nhằm triển khai việc cung cấp, phân phối hàng hóa, dịch vụ. Dựa trên cơ sở, nguồn lực và chiến lược kinh doanh tạo thành một chỉnh thể hợp nhất.

Tầm quan trọng của hệ thống quản lý bán hàng

Hiện nay, hệ thống quản lý bán hàng được ví là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp, công ty. Nó quyết định đến sự thành – bại của mọi đơn vị, đồng thời là thước đó, kim chỉ nam giúp bạn đưa ra những định hướng phát triển sáng suốt. Có thể dễ dàng nhận thấy, hệ thống quản lý bán hàng đang đóng vai trò rất lớn không chỉ riêng trong hoạt động bán hàng đơn thuần mà thôi. Nó còn tác động đến rất nhiều khâu, quy trình cũng như các chiến lược kinh doanh, marketing tổng thể.

Thiếu hoặc hệ thống quản lý bán hàng không được xây dựng một cách hiệu quả, đạt chuẩn sẽ khiến việc bán hàng bị giãn đoạn, vận hành không được thông suốt và mọi thứ đều bị chậm trễ. Chưa kể Ban Giám Đốc, nhà quản trị khó có thể nắm bắt được tình hình bán hàng, hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên một cách chặt chẽ. Rất nhiều doanh nghiệp, do hệ thống quản lý bán hàng không được thiết lập một cách chuyên nghiệp còn xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa. Thậm chí, còn bị nhân viên “qua mặt” gian lận về việc bán các đơn hàng ra thị trường.

Trong khi đó, hệ thống quản lý bán hàng sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một nền tảng căn cứ để giải quyết các vấn đề, công việc tối ưu nhất. Không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Qua đó, đưa ra các chiến lược, chính sách và nhiệm vụ cần thiết cho tương lai của doanh nghiệp. Khi kinh doanh, cần sự chính xác, hiệu quả thì điều này sẽ càng được chú trọng hơn bao giờ hết.

Các chức năng của hệ thống quản lý bán hàng

Trước khi xây dựng hệ thống quản lý bán hàng bạn cầm hiểu rõ trong đó cần có những chức năng cụ thể nào. Việc hoàn thiện sẽ cần được thiết lập trên những chức năng cần thiết, để đáp ứng về mặt nghiệp vụ công việc bán hàng trong mỗi doanh nghiệp. Với việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật thì việc quản lý bán hàng trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn rất nhiều. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải biết rõ các chức năng của hệ thống quản lý bán hàng là gì đến tiến hành tổ chức kinh doanh cho mình.

Thực tế, tùy theo yêu cầu và mô hình kinh doanh của mỗi đơn vị thì chức năng của hệ thống quản lý bán hàng sẽ có sự khác nhau nhất định. Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng được xem là việc xác định các nguyên tác để doanh nghiệp tồn tại. Vì vậy, mỗi một chức năng sẽ được thiết kế một cách kỹ lưỡng, trong đó đòi hỏi tối thiểu 5 chức năng căn bản nhất.

1.    Chức năng quản lý đơn hàng
2.    Chức năng quản lý kho hàng hóa
3.    Chức năng báo cáo
4.    Chức năng quản lý tài chính
5.    Chức năng quản lý khách hàng

Phần lớn hiện nay để tối ưu quá trình quản lý bán hàng, các doanh nghiệp sẽ triển khai các phần mềm chuyên nghiệp. Dù là vậy thì những chức năng trên đây vẫn sẽ được đặt lên hàng đầu và cũng là tiêu chí để đánh giá khi lựa chọn, áp dụng.

Cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn

Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ, phần mềm thì việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng vẫn được các doanh nghiệp trực tiếp tiến hành. Bởi các phần mềm đơn thuần chỉ là một bộ công cụ để nâng cao hiệu quả công việc. Còn về bản chất điều này vẫn cần phải có sự quản lý, giám sát từ đội ngũ ban lãnh đạo cho đến nhân viên cấp dưới. Một hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn sẽ được xây dựng từ những mảnh ghép như sau:

•    Quản lý sản phẩm: Các sản phẩm cần được quản lý một cách khoa học, rõ ràng thông qua việc phân chia về mã vạch. Tốn giản thông tin qua mã vạch sẽ giúp việc quản lý, tìm kiếm và thông kế một cách nhanh chóng.

•    Quản lý kho hàng: Mọi thông tin đều cần phải update liên tục lên hệ thống, đảm bảo số lượng xuất – nhập – tồn luôn chính xác. Tránh tình trạng thất thoát hàng hóa, chi phí của doanh nghiệp.

•    Quản lý nhân viên: Đây là đội ngũ nhân viên làm việc, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Quản lý bộ phận này sẽ đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau chứ không chỉ riêng là doanh số mà họ mang về. 

•    Quản lý khách hàng: Là những người mang lại doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp nên mọi thông tin liên quan đề cần phải quản lý hiệu quả, chặt chẽ. Bên cạnh đó, đưa ra các chính sách, ưu đãi hợp lý cho từng tệp khách hàng.

•    Mô hình phân cấp: Doanh nghiệp cần phải định hình rõ phạm vi áp dụng của hệ thống.

•    Đào tạo đội ngũ nhân viên: Mỗi một người ngay cả lãnh đạo cũng cần phải am hiểu rõ về hệ thống quản lý bán hàng của mình được vận hành và sử dụng như thế nào.

Cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng theo chuỗi

Nếu là một doanh nghiệp, công ty hay cửa hàng với quy mô vừa và nhỏ thì việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng sẽ không gặp quá nhiều khó khăn. Chỉ cần áp dụng những điều ở phần trên là bạn có thể hoàn thiện cho mình một hệ thống đạt chuẩn. Những với những doanh nghiệp lớn, đơn vị kinh doanh theo chuỗi thì lại hoàn toàn khác. Để quản lý hoạt động bán hàng của một chuỗi công ty con, cửa hàng chưa bao giờ dễ dàng cả.

Từ đặc điểm ấy, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn nhanh cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng theo chuỗi sao cho hiệu quả nhất. Do là áp dụng cho mô hình kinh doanh, bán hàng theo chuỗi nên sẽ có những vấn đề lớn cần phải tập trung vào nhất.

1.    Quản lý hàng hóa nhập khẩu, điều chuyển: Bao gồm số lượng hàng hóa nhập, số lượng hàng hóa xuất ra, số lượng hàng hóa tồn kho,… Tất cả các thông tin, số liệu đều phải đồng nhất ở mọi chi nhánh để dễ dàng quản lý.

2.    Xem xét và so sánh hiệu quả hoạt động giữa các chi nhánh: Trên tổng sẽ thống kê tất cả doanh số, doanh thu của mọi công ty, cửa hàng thuộc hệ thống. Bên cạnh đó, xem xét, nghiên cứu nguyên nhân khiến doanh thu của một nhánh nào đó bị giảm sút đột ngột.

3.    Phân quyền cho nhân viên cấp dưới: Thay vì để mọi tài khoản đều sử dụng như nhau, bạn cần phân quyền cho nhân viên cấp dưới một cách cụ thể khi truy cập vào hệ thống. Không chỉ giúp khâu quản lý được tốt hơn mà còn hạn chế tối đa việc đánh cắp data, thay đổi thông tin.

Hệ thống quản lý bán hàng tại một số mô hình kinh doanh

Để giúp bạn có thêm những đánh giá chính xác cũng như kiến thức, kinh nghiệm để xây dựng hệ thống quản lý bán hàng thành công. Ở phần cuối cùng này, chúng tôi sẽ giới thiệu về một số hệ thống quản lý bán hàng đang được áp dụng tại một số mô hình kinh doanh thực tế. Mỗi một mô hình kinh doanh sẽ có những đặc điểm khác nhau và điều này sẽ quy định đến đặc trưng, chức năng và yêu cầu cần thiết đến với hệ thống quản lý bán hàng.

•    Hệ thống quản lý bán hàng online: Mô hình kinh doanh online đang có tiềm năng phát triển rất lớn trong những năm gần đây. Với việc đi đầu trong xu hướng, hệ thống quản lý bán hàng online của các đơn vị cũng được tối ưu hóa với các phần mềm chuyên sâu được triển khai rộng rãi.

•    Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị: Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị chú trọng vào việc quản lý tiếp thị và quản lý khách hàng. Thông qua đó, tự động một số chức năng bán hàng cần thiết.

•    Hệ thống quản lý bán hàng spa: Là một lĩnh vực ngày càng có nhu cầu tăng cao nhanh chóng, việc triển khai hệ thống quản lý bán hàng spa được phục vụ trực tiếp cho khách hàng trong việc đặt lịch, tư vấn,…